6 consejos para delegar eficientemente

A los emprendedores nos cuesta delegar. Y lo menciono porque en todos los años que llevo en el rubro del emprendimiento, de todos los proyectos que he asesorado en estos 10 años, y siendo yo misma emprendedora, he visto que no solo yo, sino también a otros les cuesta delegar. Quizás estoy generalizando demasiado, pero en lo personal, cuando comencé con mi emprendimiento, yo misma hacía todo sola: aprendí marketing digital, hice mi propia página web con Adobe Flash y aprendí a publicarla en la web. Yo buscaba clientes, vendía mis servicios, hacía el trabajo y facturaba. Y mi emprendimiento en ese entonces era de Asistencia Virtual! Contraté a mi primera asistente virtual y me cambió la vida… Ya podía tener tiempo para estar en familia y no pasar los fines de semana trabajando, salir con amigas, hacer trekking con mis primas el fin de semana, etc. 

Hay algunos aspectos que hacen que un proyecto tenga mayor o menor éxito en más o menos tiempo. Otra cosa que me ha enseñado la experiencia es que los emprendimientos que uno ve como “exitosos”, y lo escribo entre comillas porque depende de lo que uno misma defina como “exitoso”, son aquellos que cuentan con un equipo de trabajo. Normalmente el o la “solopreneur” no necesariamente tiene socios, pero si a personas que lo o la ayudan con el proyecto. Es decir, en algún momento, ojalá luego, deben comenzar a delegar tareas para enfocarse en otras mientras va creciendo la empresa.

Antes de eso, ves como el tiempo no te alcanza, sacrificas horas de sueño, y a medidas que avanzas en edad te va siendo más difícil, nos cansamos más rápido (sin desmerecer a nadie, pero la verdad es que hoy me canso más que hace 10 años atrás). Y la verdad es que hay muchas tareas que no es necesario hacerlas uno mismo. Piensa en todas las capacitaciones que ofrecen de Marketing Digital, finanzas, contabilidad y demases, que la verdad es que uno no tiene necesariamente el tiempo de atender, sino además tampoco tengo por que tener las habilidades para entenderlas o conocerlas a la perfección. Para ello están los profesionales, los expertos… Es como pedirle al médico alguna asesoría legal. Incluso a un ginecólogo que te vea el corazón.

Entonces cuando te das cuenta que necesitas hacer algo al respecto, y entregar algunas de las tareas a alguien más para que las realice, viene la pregunta: ¿qué puedo o debo delegar?

Como dicho antes, aquellas tareas u obligaciones en las que uno no es experto hay que delegarlas.  Si no se de contabilidad y la verdad es que por mucho que lo intente no lo entiendo bien, mejor contratar a un contador, que estudió y tiene la experiencia, que se encargue de ello. Si, cuesta plata y uno como emprendedor no necesariamente tiene demasiados recursos, pero la verdad es que si tienes las finanzas en orden, podrías considerarlo. 

Luego, hay que distinguir entre lo importante, lo urgente, y aquellas tareas que no lo son. Lo que sea importante y que sólo yo debo o pueda hacer (como manejar mi negocio), entonces lo hago yo. Lo que es urgente y nadie más puede hacer, entonces lo hago yo. Pero de todo aquello que no cabe en ninguno de los dos casos, seguro hay muchas que se pueden  automatizar. Por ejemplo, hay aplicaciones web que te permiten conectar el SII con el banco y entonces conciliar los ingresos y egresos con tus facturas o boletas (emitidas o recibidas) y así mantener tus cuentas en orden. Incluso te sacan hasta los Estados Resultados, lo que te es útil para tomar decisiones financieramente. No reemplaza al contador, ya que no te hacen las declaraciones que se necesitan, pero sí puede ahorrarte al Gerente de Finanzas por un buen tiempo. También hay bots que te permiten responder a las preguntas o comentarios en tus redes sociales y tu web o aplicaciones que te permiten andar con tu oficina en el celular. Y la verdad es que cualquiera de estas aplicaciones suelen ser mucho más baratas que contratar a alguien.

Finalmente, de aquellas tareas que estás haciendo y no puedes automatizar, ¿cuales son las que me quitan más tiempo? Por ejemplo, en mi caso buscar clientes me quitaba muchísimo tiempo (nunca fui de las que compra bases de datos), por lo que entonces me venía perfecto una asistente virtual a la cual encomendar dicha labor. 

Una vez que ya tienes claro qué tareas son las que vas a delegar, hay que saber como hacerlo para que el resultado que obtengamos sea el que esperamos. 

Primero, obviamente, es tener claro qué es lo que solicitaremos. Con lo anterior, entregar instrucciones claras de lo que necesitamos, además de plazos y objetivos claros. Si es necesario, enseñar lo que se deba para asegurar que se entendió lo que se necesita. Por ejemplo, mis clientes normalmente hacen alguna capacitación inicial a mis colaboradores, y quienes atienden sus requerimientos, para que conozcan el negocio, entiendan de qué se trata, los conozcan y así también sepan lo que se espera de ellos. 

Finalmente, hay que demostrar confianza. Si haces esto último, generarás la sensación de responsabilidad y confianza en sí mismo en el otro, con lo que evitarás fallar en la entrega de tus requerimientos. A veces suele ser lo más difícil, pero también hay que confiar en el equipo que se tiene. 

Si deseas, puedes apoyarte en aplicaciones que ayudan a delegar tareas (como Google Tasks, por ejemplo), para así llevar control de lo delegado y mayor comunicación con relación a las tareas entregadas. 

Espero que esta publicación te sea útil, y así te sea más fácil el encomendar tareas a otros.