5 Consejos para Tener Más Tiempo Libre

Para tener más tiempo libre, se necesita, espero, cumplir con las responsabilidades en lugar de dejarlas de lado, ya que ello sólo llevaría a mayor estrés. Por lo que lo que necesitas para obtener más tiempo libre es aumentar tu productividad.

El tema de la productividad es muy largo como para abarcarlo en una sola publicación de blog. Ya hay muchos estudios, de todo tipo, al respecto. Por eso lo abordaré lo más simple y sucintamente, intentando que sea una ayuda para el trabajo que realizas.

Primero que todo, ¿qué es la productividad? Básicamente, es hacer más con menos recursos. Es decir, en lo laboral, trata de realizar más trabajo en el menor tiempo posible. Para ello, se necesita que el tiempo que usas para realizar una tarea sea muy bien utilizado, siendo eficiente y evitando errores. No se trata de ser máquinas, pero sí de que en lugar de estar 1 hora haciendo algo que te salió mal y luego estar 2 horas intentando arreglarlo para que quede bien, hacerlo bien a la primera, para que así no pierdas el tiempo arreglando algo, sino que lo hagas de una sola vez y puedas olvidarlo y pasar a lo siguiente.

Para que lo anterior ocurra, es esencial ser organizado y metódico.Y aunque parezca ser fácil lograr eso, la verdad es que es una habilidad que se aprende y muchos de nosotros no lo hacemos desde pequeños como a otros les ocurre. Entonces comencemos con cómo lograr eso.

Primero que todo hay que tener claro las tareas que debes realizar diariamente. Si eres emprendedor/a, como yo, entonces son muchas las cosas que debes hacer a diario: revisar la contabilidad, facturar o generar boletas, vender, realizar el trabajo (sea que compres los productos o realices un servicio), publicar en redes sociales, etc. Te pido que hagas una lista con esas tareas que realizas siempre. 

La segunda parte es priorizar. Esto es importante porque según esto estableceremos cuáles tareas realizarás primero y cuáles puedes dejar para después. Para esto necesito que a la lista que realizaste antes con todas las tareas que haces diariamente, separes las tareas según lo siguiente:

1.- Lo que es importante 

2.- Lo que es urgente

3.- Lo que no es lo anterior, pero es necesario que solo tú hagas

4.- Lo que no cabe en ningún grupo de los anteriores

Entonces las tareas que son urgentes son las primeras que debes atender, sobretodo aquellas que son tanto urgentes como importantes. Aquellas que son importantes deberás darle una segunda prioridad. Para las demás que no son importantes ni urgentes, pero que solo tú puedes hacer, primero ve si puedes automatizarlas. Y finalmente, todas las demás tareas debieran ser tanto automatizables como delegables. Por ejemplo, que tu página web recoja contactos para tu CRM, o enviar correos electrónicos de marketing a tus contactos con una aplicación para ello, o que un/a asistente te ayude a encontrar prospectos o agendar reuniones.

Saber priorizar es una parte fundamental de mantener el orden mental sobre las tareas que debes realizar. Así sabrás que no te quedará nada importante o urgente pendiente, lo que podría causar algún problema posterior. Una manera también de conservar este orden es mantener esta lista de tareas pendientes ya sea en un cuaderno o en una aplicación para la gestión de tareas como Google Tasks, la que también te sirve para delegarlas en caso que trabajes con más personas. Algo que personalmente hago al terminar el día es hacer una lista de tareas que me quedaron pendientes, para así abordarlas al día siguiente, ya que en la mañana ya tenemos el cerebro “reseteado” y por lo tanto olvidamos muchas cosas. 

Lo otro que podría ser útil, y que te comentaré en resumen ya que son muchos estudios y documentales que hablan al respecto, es saber que el cerebro está más propenso a realizar ciertas tareas a distintas horas del día. Por lo tanto, te sugiero que planees tu día de acuerdo a ello:

1.- En la mañana es mejor realizar aquellas tareas que requieren de mayor análisis, como revisar los números, sacar cuentas, o tomar decisiones complejas, por ejemplo. 

2.- En la noche la mente está más propensa a la creatividad, por lo que si necesitas escribir, diseñar, etc., lo ideal es hacerlo en la noche.

3.- El resto del día puedes realizar aquellas tareas que son más mecánicas, como completar planillas de cálculo, revisar papeles, ordenar, enviar correos electrónicos, etc. Lo ideal sería alternarlas con las reuniones que puedas tener durante el día, ya que estas tareas mecánicas sirven para cambiar el “switch” y así evitar el estrés.

También existen técnicas que te ayudan a mantener la concentración mientras trabajas. Mientras a algunos nos gusta escuchar música para ayudarnos a concentrarnos, también te puede ser de ayuda la “Técnica Pomodoro”, la que hemos compartido esta semana en nuestras redes sociales. Esta se basa en que el cerebro puede mantener la concentración por unos 30 minutos, por lo que la técnica consta de realizar alguna tarea por sólo 25 minutos y darte 5 minutos de descanso. Así, mantienes la concentración mientras realizas cada tarea. Revisa nuestras redes sociales para conocerla y llevarla a la práctica.

Hay varias metodologías que te enseñan a ser más productivo, como la metodología SCRUM, la que es muy usada en áreas como la Tecnología. Los señalados en esta publicación no son más que algunos consejos generales, ya que mucho depende de en qué área trabajes o te desarrolles. Lo importante es reconocer que manteniendo un cierto orden mental y de trabajo, podrás lograr hacer más en menos tiempo, lo que espero que finalmente se traduzca para ti en menos tiempo trabajando y más disfrutando de lo que más te gusta hacer.