Tips para el Teletrabajo

Gracias a la emergencia sanitaria que hemos estado viviendo desde el año pasado, hemos podido experimentar tanto los beneficios como los desafíos que trae consigo el Teletrabajo. Entre los beneficios están el ahorro de tiempo de transporte, lo que inevitablemente también mejora la calidad de vida de las personas, pudiendo contar con más tiempo libre y evitar el estrés de movilizarse a sus lugares de trabajo y viceversa. Por otro lado, transformándose el teletrabajo en una práctica más masiva, también contribuye a la descontaminación y desconcentración de las ciudades. 

Pero como comentado al comienzo, el teletrabajo también presenta sus desafíos. Para realizar bien el trabajo a distancia, hay varios aspectos que considerar: por una parte, la tecnología que disponemos y por la otra, algunas buenas prácticas para desarrollar el trabajo desde nuestros hogares ya que, trabajar remoto es diferente a ir a una oficina. 

APLICACIONES

Dentro de las herramientas tecnológicas que tenemos a nuestro alcance, hay muchísimas, pero me concentraré en las más usadas y las que ofrecen versiones gratuitas, pensando precisamente en los emprendedores que pueden hacer uso de aquellas para ofrecer servicios de calidad desde el inicio de sus actividades. 

Cuando se habla de digitalización, se trata precisamente del uso de servicios digitales, guardar documentos en un servidor, sea de la empresa o en la Nube, es decir, en términos simples, un servidor con gran capacidad al que puedes acceder desde cualquier lugar mientras tengas Internet. Esto beneficia el guardado automático (no pierdes las actualizaciones de tu documento si olvidas guardarlo o se te apaga el computador) y poder compartir como trabajar con los documentos en tiempo real, desde diversos dispositivos al mismo tiempo.

Dentro de las aplicaciones para guardar y compartir archivos en la Nube están: 

● OneDrive (de Microsoft) 

● Google Drive 

● Dropbox 

● WeTransfer, popular para compartir archivos grandes 

Las versiones gratuitas te permiten el uso con un límite de Gigas a usar, unos 15 Gigabytes máximo, mientras que las versiones de pago te permiten incluso hasta un Terabyte. Utilizando estas aplicaciones puedes acceder a tus archivos desde el celular o tu PC sin la necesidad de tener un disco duro o pendrive. 

Para cuando manejamos equipos y trabajamos colaborativamente con otros y/o con nuestros clientes, existen varias aplicaciones de mensajería de equipos, con diferentes escalas de precios y funcionalidades. Algunas de estas son: 

● Basecamp 

● Slack 

● Twist 

● Microsoft Teams 

● RingCentral Glip 

Tanto Basecamp, como Glip y Twist están enfocados en el trabajo de proyectos. Twist, debe ser integrado con ToDoist, que son de la misma compañía. Glip es de RingCentral, cuyo negocio principal es el de las teleconferencias, comunicación telefónica y por video, por lo que posee esas características ya incorporadas. Sin embargo, las más completas son Slack y Teams, debido a la gran cantidad de integraciones. Slack es Open Source (de código abierto), por lo que puedes incluso crear tus propias integraciones, que es el de unir aplicaciones con otras. Slack está pensado para usarse con otras aplicaciones de código abierto, como lo es Google. Por su parte, Microsoft Teams se puede usar con todas las demás aplicaciones de Microsoft, como lo son Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneDrive, Skype, etc. También puede integrarse con varias aplicaciones más como Zoom, Google Calendar y otros. Que pueden usarse online o bajar las aplicaciones para PC y celular, al igual que las demás mencionadas. Por último, si no existe alguna integración de éstos con alguna otra aplicación que uses, existe Zapier el que puede ayudarte a integrarlas. 

Adicionalmente, existen aplicaciones que pueden ser útiles para sostener reuniones, incluso capacitaciones en línea, como son Jamboard (versión de Google) y Whiteboard, siendo ambas pizarras virtuales. Lo ideal es usarlo con pantallas touch, como una tablet o el celular. Por el tamaño de la pantalla, sugiero usarlo más bien con tablet o tu computadora. 

Para el manejo de proyectos, cuando varias personas trabajan en uno mismo a la vez, como cuando se realizan trabajos en tecnología, diseño y otros, existen las siguientes aplicaciones: 

● Asana 

● Trello 

● ToDoist 

● Microsoft To Do 

● Google Tasks 

En estos puedes crear proyectos y establecer subproyectos, asignarlos a otros miembros del equipo, etc. Algunos funcionan como tablero, donde vas cambiando de lugar con el sistema “Drag and Drop” (tomar y soltar) estableciendo así en qué estado se encuentra cada tarea del proyecto (por hacer, en proceso, listo, etc), y pudiendo establecer fechas límite de finalización. También existen Google Keep y Evernote, que funcionan como sistema de libretas, donde puedes guardar ideas, información que creas relevante, fotos, reuniones, etc., y compartirlos con otros. 

Para reuniones a distancia los más usados son Google Meet, Skype y Zoom. En general, Google Meet te permite tener reuniones con personas que también tengan una cuenta de Google; así como Skype con quienes tengan una cuenta Microsoft. No obstante, Zoom suele ser el preferido de los tres, ya que permite unirse a la reunión a través de un link desde la PC y el celular, además de poder integrarse a otras aplicaciones tanto de Google como de Microsoft. 

Si estás en el rubro de las las ventas y el servicio al cliente, o eres un emprendedor que necesita vender y atender a sus clientes pensando en eventualmente incorporar a otras personas en su equipo para ello, algunas aplicaciones que te pueden ayudar son las siguientes: 

• Zoho CRM 

• Salesforce 

• HubSpot 

• Zendesk 

• Zoho Desk 

Las tres primeras son aplicaciones CRM que sirven para mantener ordenados nuestros contactos de ventas. En ellas podemos incluir toda la información y la interacción que tenemos de nuestros clientes (potenciales, actuales y pasados). Estas aplicaciones están pensadas para automatizarnos el trabajo, por lo que teniéndolas integradas a nuestro mail y celular (por medio de la aplicación móvil), registran automáticamente la información intercambiada de cualquier índole con nuestros clientes. Las tres últimas (sí, también Hubspot) son para el servicio de postventa de los clientes. Tienen sistemas de tickets, y dependiendo del rubro en el que te encuentres, las funciones también difieren. En resumen, sirven para mantener registro de las interacciones con los clientes para que la experiencia sea lo más satisfactoria posible y ante cualquier inconveniente pueda detectarse el problema y a la brevedad resolverlo. 

Queda por mencionar el uso de HubStaff. Éste puede ser usado para uno mismo o para tu equipo. Es una aplicación que se instala en los computadores y celulares para marcar el tiempo en que se está trabajando en cada proyecto o con cada cliente. Personalmente lo recomiendo porque considero que puede ser útil para evitar que te desenfoques de tu trabajo, así como conocer bien tu productividad, y quizás hasta aumentarla. 

En general estas aplicaciones están diseñadas de una manera bien intuitiva, para hacernos el trabajo más fácil, automatizado y pudiendo integrarlas unas con otras. Por ejemplo, si solemos tener muchas reuniones de ventas o de otro tipo, podemos usar Calendly, que te permite compartir un link con nuestros clientes o colegas para que elijan los horarios en que prefieren tener la reunión. Se integra con tu Calendario (de Google, por ejemplo), que mostraría la disponibilidad que tienes para las mismas y una vez tomada la hora y fecha, te la incorpora en tu calendario. También se integra con Zoom, Google Meet y Microsoft Teams para que puedas realizarla virtualmente. De esta manera, te evitas el trabajo y el tiempo que toma el coordinar tus reuniones. 

Finalmente, existe el Escritorio Remoto de Google, el cual refleja tu equipo a otro. Esto puede ser útil en caso que no puedas acceder al computador de tu oficina, pero sí debes tener instalada la extensión en Google Chrome. Todas estas herramientas son sumamente útiles para trabajar remotamente, pero nunca debemos olvidar la ciberseguridad. Si pretendes usar una aplicación como Escritorio Remoto u otra similar, o usas un WiFi gratuito, o lo compartes, siempre sugeriré que uses un buen VPN. Hay muchos muy buenos, tanto para celular como para PC. 

CONSEJOS PARA TRABAJAR DESDE CASA

Trabajar desde la casa, puede ser todo un desafío para quienes no están acostumbrados. Es por esto, que te comparto las siguientes sugerencias para que puedas aplicar y así te sea más fácil y efectivo el trabajo remoto: 

1. Establecer un espacio especial y tranquilo para trabajar 

2. Comenzar el día laboral con la misma rutina de siempre. Levantarte temprano, darte un baño, tomar desayuno, o lo que sea que hagas antes de ir a trabajar. Lo único que cambia es el de salir de casa. 

3. Cumplir con el horario habitual 

4. Organiza tu tiempo y planifica de acuerdo a los tiempos para trabajar y en qué, para ver a los hijos, para hacer almuerzo, etc. Para esto, te puede ser de ayuda la aplicación móvil TimeTune. 

5. Muy importante es establecer pausas dentro de tu día: al menos una a media mañana y otra a media tarde, además del tiempo de almuerzo. 

6. Terminar el día laboral con una rutina, como por ejemplo escuchar música, hacer ejercicio, etc. 

7. Aunque se trabaje desde la casa y quizás quieras evitar contagiarte, al teletrabajar siempre se recomienda darte tiempo para salir: sea a caminar o pasear al perro, es necesario “cambiar de aire”. De hecho, si puedes y quieres, sal de vez en cuando a trabajar a algún cowork, biblioteca o café.

8. Trabajar con niños en casa: hay que ser creativos para entretenerlos y evitar que nos interrumpan. Podemos crear turnos con nuestra pareja, así como juegos, o hacerlos estudiar, si son escolares, junto a nosotros mientras trabajamos. 

9. Para evitar las interrupciones que son normales en la rutina familiar, mantener una buena comunicación y avisar cuando se está trabajando, sobretodo en los momentos en los que uno va a sostener una reunión.

Lo importante, es tener flexibilidad dentro de la disciplina. Esto es, saber usar los tiempos de concentración y producción máxima para trabajar y aprovechar ese tiempo lo más posible, manteniendo el foco. 

Espero que todo lo que te he mencionado te sea de ayuda para tener una experiencia exitosa con el trabajo remoto.